Wirtschaftlichkeit
Umfassende Kostenanalysen zeichnen immer das gleiche Bild:
Die Kosten einer kommerziellen Dokumentablage übersteigen die Kosten eines elektronischen Archivierungssystems um ein Vielfaches.
Ein Vergleich:
| Kosten pro Dokument (konventionelle Ablage) | 0,18 € / Jahr |
| Kosten pro Dokument (elektronisches Ablagesystem) | 0,10 € / Jahr |
Dieses Rationalisierungspotential der Archivierungskosten um 42% pro Jahr wurde anhand durchgeführter Archivierungsprojekte verschiedener Großunternehmen bestätigt.
Quelle: Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV)
Ein Beispiel:
Basisdaten: 240 Arbeitstage, € 16,00 Lohnkosten pro Std., konventionelle Ablage = 90 Seiten pro Std., elektronische Speicherung = 240 Seiten pro Std.
Konventionelles Archiv:
| Blattmenge pro Tag | Std. pro Tag | Personalkosten pro Jahr |
| 100 | 1,1 | 4.224,-- € |
| 200 | 2,2 | 8.448,-- € |
| 500 | 5,5 | 21.120,-- € |
| 1000 | 11,1 | 42.624,-- € |
| 5000 | 55,5 | 213.120,-- € |
Elektronisches Archiv:
| Blattmenge pro Tag | Std. pro Tag | Personalkosten pro Jahr | Ersparnis |
| 100 | 0,4 | 1.536,-- € | 2.688,-- € |
| 200 | 0,8 | 3.072,-- € | 5.376,-- € |
| 500 | 2,0 | 7.680,-- € | 13.440,-- € |
| 1000 | 4,0 | 15.360,-- € | 27.264,-- € |
| 5000 | 20,0 | 76.800,-- € | 136.320,-- € |
