Glossar

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A

Ablage

Einordnung und Verwaltung von Schriftgut.

Akte

Bezeichnung einer Menge von Aufzeichnungen, die bei Verwaltungs- oder Geschäftstätigkeit anfallen und aufgrund eines gemeinsamen Merkmals zusammengefügt und so aufbewahrt wird.

Aktenvernichtung

Vernichtung von Dokumenten nach erfolgter Übernahme in die Langzeitarchivierung. Vorgehensweise und Vernichtungsart erfolgt nach entsprechenden Sicherheitskriterien.

Archiv

Langfristige Aufbewahrung von verschiedenartigen Dokumenten (physisch oder digital), die in unveränderbarer Form sortiert und sicher aufbewahrt werden. Es wird zwischen der räumlichen Einrichtung und dem elektronischen System unterschieden.

Archivgut

Die in den Archiven geordnete Ablage von Information und die dazugehörigen Informationsträger werden unter dem Begriff Archivgut zusammengefasst. Eine einzelne Archivguteinheit wird auch Archivale bezeichnet.

Archivierung

Geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.

Aufbewahrungsfristen

Vorschriften zur Dauer der Aufbewahrung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten.

Aufbewahrungspflicht

Unter der Aufbewahrungspflicht wird im kaufmännischen Bereich die Pflicht verstanden, bestimmte geschäftliche Unterlagen geordnet aufzubewahren und bei einer Betriebsprüfung vorweisen zu können. Die gesetzlichen Grundlagen für Deutschland finden sich in § 257, Abs. 1 HGB sowie § 147 AO. Daneben gibt es auch Branchen- oder Anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten.
B

Barcode

Grafische Codierung bzw. Abbildung von Zahlen oder Buchstaben in Strichform. Die Daten werden z.B. mit Barcodescannern maschinell eingelesen und elektronisch weiterverarbeitet. Der Barcode vermeidet die manuelle Indexierung und bietet eine schnelle Erfassung und eine sehr hohe Erkennungsgenauigkeit.

BDSG

Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt zusammen mit den Datenschutzgesetzen der Länder und anderen bereichsspezifischeren Regelungen den Umgang mit personenbezogenen Daten, die in IT-Systemen oder manuell verarbeitet werden.
C

CD

Die Abkürzung für Compact Disc, ein optischer Speicher, der Anfang der 1980er Jahre zur digitalen Speicherung von Musik eingeführt wurde. Später wurde das Format der Compact Disc erweitert, um nicht nur Musik (CD-DA) abspeichern zu können. Als CD-ROM wird sie seitdem auch zur Speicherung von Daten für Computer eingesetzt.

CD-R

Die Abkürzung für Compact Disc Recordable, eine einmal beschreibbare CD, die mit einem handelsüblichen Brenner beschrieben werden kann. Digitale Daten können darauf gespeichert und mit einem CD-Laufwerk abgespielt werden.

CD-ROM

Die Abkürzung für Compact Disc Read-Only Memory, ein physikalischer Permanentspeicher für digitale Daten. Sie ist nach der Audio-CD die zweite Anwendung der Compact Disc.
D

Datenbanksystem

Ein System zur elektronischen Datenverwaltung. Die wesentliche Aufgabe eines DBS ist es, große Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft zu speichern und benötigte Teilmengen in unterschiedlichen, bedarfsgerechten Darstellungsformen für Benutzer und Anwendungsprogramme bereitzustellen. Ein DBS besteht aus der Verwaltungssoftware (Datenbankmanagementsystem - DBMS) und der Menge der zu verwaltenden Daten (Datenbank – DB).

Digitale Signatur

Eine digitale Signatur dient der eindeutigen Identifizierung bzw. Prüfung eines digitalen Dokumentes, vergleichbar mit einer Unterschrift. Der Ersteller eines Dokumentes signiert mit einem elektronischen Schlüssel (Signaturkarte). Veränderungen digitaler Dokumente können so eindeutig festgestellt werden.

DIN

Das Deutsche Institut für Normung e. V. (DIN) ist die bedeutendste nationale Normungsorganisation in der Bundesrepublik Deutschland. Die unter der Leitung von Arbeitsausschüssen dieser Normungsorganisation erarbeiteten Normen werden als DIN-Normen bezeichnet.

DMS

Dokumenten-Management-System. Software zur Verwaltung und Archivierung von digitalen Daten aller Art. Schwerpunkt eines DMS ist die Bereitstellung bzw. die Verteilung von Informationen innerhalb einer Organisation unter Berücksichtigung von definierten Regeln wie Zugriffsberechtigungen usw.

Dokument

Ein Schriftstück mit Informationen in Schriftform. Informationsträger können beispielsweise Papier, Mikrofilm oder digitale Datenträger sein. Mehrere Schriftstücke oder Dokumente zu einem Themenbereich nennt man Schriftgut.

Dokumentenmanagement

Der Begriff des Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

Dokumentenscanner

Hochleistungsscanner zum automatischen Stapelscannen von Dokumenten in der Regel in den Formaten A4/A3. Dokumentenscanner digitalisieren Belege im Durchlauf mit Stundenleistungen bis zu 5.000 Belegen. Vorder- und Rückseiten werden in einem Durchlauf erfasst.

DPI

dots per inch (Punkte pro Zoll) ist eine Maßeinheit für die Auflösung im Druck und anderen Wiedergabesystemen. Je höher die Auflösung, desto besser ist in der Regel die Bildqualität aber gleichzeitig erhöht sich damit auch die Größe der Dateien. In der Beleg-Archivierung sind Auflösungen von 200 bis 300 dpi üblich.

DVD

Die DVD ist ein digitales Speichermedium, das im Aussehen einer CD ähnelt, aber über eine deutlich höhere Speicherkapazität verfügt. Sie zählt zu den optischen Datenspeichern. Die „DVD“ geht auf die Abkürzung von Digital Video Disc zurück, wird aber heute meist mit Digital Versatile Disc (digitale vielseitige Scheibe) interpretiert.
E

Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information im Sinne des Enterprise Content Management. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt.
F

FTP

File Transfer Protocol (Dateiübertragungsverfahren), ist ein spezifiziertes Netzwerkprotokoll zur Übertragung von Dateien über IP-Netzwerke. Es wird benutzt um Dateien vom Server zum Client (Herunterladen), vom Client zum Server (Hochladen) oder clientgesteuert zwischen zwei FTP-Servern zu übertragen (File Exchange Protocol). Außerdem können mit FTP Verzeichnisse angelegt und ausgelesen, sowie Verzeichnisse und Dateien umbenannt oder gelöscht werden.
G

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungs-belegen und Rechnungen konkretisiert.

GIF

Graphics Interchange Format (Grafikaustausch-Format) ist ein Grafikformat mit guter verlustfreier Kompression für Bilder mit geringer Farbtiefe. Darüber hinaus können mehrere Einzelbilder in einer Datei abgespeichert werden, die von geeigneten Betrachtungs-programmen wie Webbrowsern als Animationen interpretiert werden.

GoB

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind teils geschriebene, teils ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung, die sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden ergeben. Ihre Aufgabe ist es, Gläubiger und Unternehmenseigner vor unkorrekten Daten, Informationen und möglichen Verlusten weitestgehend zu schützen.

GoBS

Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen. Sie stellen eine Erläuterung zum Handelsgesetzbuch und zur Abgabenordnung in Bezug auf die ordnungsmäßige Behandlung elektronischer Dokumente dar. Durch sie wird die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen sowie in datensicheren Dokumentenmanagement und revisionssicheren Archivsystemen geregelt. Sie behandeln dabei auch Verfahrenstechniken wie Scannen und Datenübernahme.

Großformatscanner

Bei Vorlagengrößen von mehr als DIN-A3 spricht man von Großformatscannern, die als Durchzug- oder Flachbettscanner angeboten werden.

Grundsätze der elektronischen Archivierung

Dabei handelt es sich um Merksätze des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) zur revisionssicheren elektronischen Archivierung. Sie definieren die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit beim Betrieb einer elektronischen Archivlösung und stehen in engem Zusammenhang mit anderen Grundsätzen, wie den GoB, den GoBS oder den GDPdU. Sie bilden den allgemeinen Rahmen der Anforderungen, der für eine konkrete technische Archivierungslösung zu interpretieren und zu detaillieren ist.
H
I

Index

Ein Register oder Stichwortverzeichnis. Die tabellarische Aufzählung möglichst aller wichtigen Einheiten eines Kollektivs mit Hinweis auf ihre Stellung im Kollektiv.

Indexierung

Auch als Verschlagwortung bezeichnet. Die Zuordnung von Schlagwörtern zu einem Dokument zur Erschließung der darin enthaltenen Sachverhalte. Es wird zwischen manueller und automatischer Indexierung unterschieden.

Indizierung

Siehe Indexierung.
J

JPEG / JFIF

Das JPEG File Interchange Format (JFIF) ist ein Grafikformat zur Speicherung von Bildern, die nach der JPEG-Norm komprimiert wurden. Als Dateinamenserweiterung wird meistens jpg, seltener jpeg, jpe oder jfif verwendet. JFIF ist das im World Wide Web am weitesten verbreitete Grafikformat für Fotos.
K
L

Langzeitarchivierung

Unter Langzeitarchivierung versteht man die Erfassung, die langfristige Aufbewahrung und die Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen.

Laufender Meter (lfm oder lfdm)

Eine Maßeinheit, die benutzt wird, um Längenangaben für gleichbleibende Elemente unabhängig von ihren sonstigen Abmessungen zu machen.
M

Multi-TIFF

Tagged Image File Format (TIFF) bezeichnet ein sehr flexibles und vielfältig genutztes Dateiformat für Bilder und Zeichnungen. Bei einer Multipage-TIFF können mehrere Bilder in einer Datei abgelegt werden.
N
O

OCR

Optical Character Recognition ist die Texterkennung oder auch Optische Zeichenerkennung. Es handelt sich um einen Begriff aus der Informationstechnik und bezeichnet die automatisierte Texterkennung innerhalb von Bildern.
P

PDF

Portable Document Format (transportables Dokumentenformat) ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente. Eine PDF-Datei kann Dokumente eines Ursprungsprogramms, einschließlich aller Farben, Raster- und Vektorgrafiken, sehr präzise wiedergeben.

PDF/A

Ein Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm legt fest, wie die Elemente der zugrundeliegenden PDF-Versionen im Hinblick auf die Langzeitarchivierung verwendet werden müssen. Dabei gibt es sowohl zwingend vorgeschriebene als auch nicht zugelassene Bestandteile.
Q
R

Revisionssicherheit

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.
S

Scannen

Elektronische Erfassung von Texten oder Bildern. Die Pixeldarstellung erfolgt in s/w, Graustufen oder Farbe.

Scan on Demand

Bei aktuellen Anfragen/Aktenanforderungen in physischer Form können die relevanten Unterlagen durch Digitalisierung kurzfristig bereitgestellt werden.
T

TIFF

Tagged Image File Format (TIFF) bezeichnet ein sehr flexibles und vielfältig genutztes Dateiformat für Bilder und Zeichnungen.
U
V

VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.)

Der VOI ist der deutsche Fachverband der Anbieter von Produkten und Dienstleistungen im Umfeld von Dokumentenmanagement, elektronischer Archivierung und Enterprise Content Management.

VPN

Ein logisches privates Netzwerk auf einer öffentlich zugänglichen Infrastruktur. Nur die Kommunikationspartner, die zu diesem privaten Netzwerk gehören, können miteinander kommunizieren und Informationen und Daten austauschen.
W
X
Y
Z