Rechtsgrundlagen

Der Gesetzgeber erfordert für alle kaufmännischen Geschäftsbetriebe die sichere Archivierung, sowohl nach dem Steuerrecht, als auch nach dem Handelsrecht. Werden Dokumente digital archiviert, müssen rechtliche Grundlagen beachtet werden. Allgemeine Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Dokumente sowie Angaben dazu, welche Unterlagen von wem wie lange aufbewahrt werden müssen, sind im Handelsrecht verankert. Auch die Abgabenordnung regelt für das Steuerverwaltungsverfahren, welche Unterlagen wie lange und in welcher Form aufzubewahren sind. Anforderungen für eine digitale Archivierung sind in den GoBS - „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" und den GDPdU - "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" geregelt.

Je nach Art der Akten sollte die Einlagerung bestimmten Kriterien unterliegen.
Umwelteinflüsse müssen minimiert werden und sensible Unterlagen sollten überwacht werden.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)*

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)*

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen*

Aufbewahrung von Rechnungen nach §14b UStG (BMJ)*



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